主题要明确、精练与内容相关主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。
邮件格式应该包含以下内容：尊敬的领导，我写此邮件是为了...内容应该简明扼要地说明你所要表达的内容和原因，比如需要汇报工作进展、提出建议或反馈问题等。在邮件的结尾处要表述清楚自己愿意为解决问题或者完成工作任务付出什么样的努力，同时感谢领导的支持和合作。
信的正文写完后，要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾，这是对收信人的一种礼貌。例如写“祝进步”、“祝开心快乐”等等，最后署名。
如果是写给亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给父母长辈的，要在名字后面写“敬上”，表示尊重。最后在名字下面写上写信的日期。
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